Het is moeilijk voorstelbaar nu we ons in een wereldwijde pandemie bevinden, maar in februari domineerde de kantoortuin nog het Nederlandse nieuws. Aanleiding was een aflevering van televisieprogramma De Monitor die onderzocht hoe de kantoortuin leidt tot stress, oververmoeidheid en soms zelfs een burn-out. Toen in maart de oproep kwam om zoveel mogelijk thuis te werken verdween het probleem uit beeld: veel kantoormedewerkers moesten in eigen huis een werkplek opzetten en werden niet langer gestoord door rumoer op de werkvloer.
Nu het coronavirus echter enigszins onder controle lijkt en sommige medewerkers kantoor weer bezoeken, keert ook de mentale belasting van de kantoortuin terug. Daar komen fysieke ongemakken bij. Want hoe houd je anderhalve meter afstand van collega’s? En wil je eigenlijk wel terug naar kleine, vaak slecht geïsoleerde ruimtes waarin je dicht op andere mensen zit? Uit onze corona engagement monitor in samenwerking met Proof blijkt dat 64% van werkend Nederland ook na de coronacrisis vaker thuis wil werken. Ruim een kwart (27%) wil zelfs minder uren gaan werken zodra dat mogelijk is. Dus rijst voor werkgevers de vraag: hoe benut je de kantoortuin na de coronacrisis op een effectieve manier?
Gezondheid of gemakkelijke gesprekken?
Laten we vooropstellen dat het niet enkel kommer en kwel is in een open kantooromgeving. Hoewel mensen ook na deze crisis graag blijven thuiswerken geeft daarnaast 57% procent aan hun collega’s te missen. De laagdrempelige gesprekken en spontane interacties die een kantoortuin met zich meebrengt zijn dan ook belangrijk voor de binding met de organisatie waar men werkt, en zorgt vaak voor goede ideeën en initiatieven die zonder ‘onofficieel overleg’ niet tot stand waren gekomen.
We moeten daarom op zoek naar een nieuwe manier van werken, waarbij werknemers interactie blijven ervaren maar ook gebruik kunnen maken van de rust die een thuiswerkplek biedt. Hieraan tegemoetkomen zal een uitdaging vormen voor organisaties, helemaal nu er bij veel bedrijven weinig financiële ruimte is om te investeren in bijvoorbeeld een verbouwing van hun pand. Toch zijn er genoeg stappen die je ook zonder een enorm budget kunt zetten om van de kantoortuin een prettige, gezonde werkplek te maken waar werknemers hun werkdag optimaal kunnen benutten.
Ga in gesprek
Een eerste optie bij het creëren van een fijne werkomgeving voor iedereen is in gesprek gaan met je werknemers. Vraag hen hoe zij de kantoortuin eigenlijk ervaren, of ze klachten hebben door de indeling van de ruimtes en welke verbeterpunten zij zien. Doe dit niet in de vorm van een praatje tijdens de lunch of bij de koffieautomaat, maar op een gestructureerde manier om de juiste kennis op te halen. Via onze crisis engagement monitor kun je bijvoorbeeld uitvragen hoe medewerkers hun werkplek ervaren, hoe het staat met hun vitaliteit, of ze de communicatie vanuit de organisatie waarderen en nog veel meer. Vervolgens kun je gericht aan de slag op basis van harde data.
Is er veel behoefte aan stiltewerkplekken? Kijk dan of je bepaalde ruimtes in het kantoor kan benoemen tot stiltegebied. Zijn er mensen die vooral in de ochtend goed gedijen bij een rustige omgeving? Experimenteer met stilte uren op verschillende afdelingen. Hier hoeft geen dure verbouwing aan vooraf te gaan. Door samen met medewerkers te kijken naar de mogelijkheden en deze met regelmaat te evalueren, kom je als organisatie tot een beleid dat voor iedereen werkt.
Heb vertrouwen in je mensen
Daarnaast kun je op zoek naar een hybride werkvorm: af en toe een dagje op kantoor om collega’s te spreken en een brainstorm bij te wonen, verder thuis werken om geconcentreerd aan de slag te gaan. Uit de corona impact monitor blijkt al dat veel mensen zich kunnen vinden in deze nieuwe manier van werken.
Ook hier kun je als werkgever ondersteuning bieden. Door mensen die graag thuis werken een bureaustoel mee te geven bijvoorbeeld, of door hen te helpen met het thuis instellen van een Arbo-ingerichte werkplek.
Een flexibele opstelling is hierbij essentieel. Je mag er als werkgever best vanuit gaan dat werknemers hun werktijd zelf ook graag goed willen benutten, en dat mensen weten wat goed voor ze is. Geef ze daarom als dat mogelijk is de vrijheid om zelf hun werkplek en werktijden te bepalen.
Maar wat vooral belangrijk is in het faciliteren van werk tijdens en na de coronacrisis: houd rekening met onderlinge verschillen en voorkeuren. De ene collega kan het heerlijk vinden om elke dag op een druk kantoor te zitten en energie krijgen van de bedrijvigheid, terwijl de ander enorme behoefte heeft aan een stille plek en uren afgezonderd werken. Kijk bij het inrichten van de werkplekken post-coronacrisis dan ook goed wie je in huis hebt, welke groepen je waarmee kunt helpen en hoe je dat op een efficiënte manier tot stand brengt. De WorkProfiler van Sparkey ondersteunt je bij het achterhalen van de verschillende typen medewerkers op jouw werkvloer, en de waarden en werkstijl die bij hen passen.
Een glazen bol
Het is moeilijk om te voorspellen waar we in de toekomst qua werkbeleving en –invulling staan, maar de kans is groot dat deze pandemie een omslagpunt zal vormen in het werkende leven van veel Nederlanders. Hoe denk jij dat de werkvloer zal veranderen? Of ga je ervan uit dat alles bij het oude blijft?
Neem om hierover van gedachte te wisselen of voor meer informatie contact op met Ester Koot.
